É através de seus processos de negócios que uma empresa executa sua estratégia.
Os processos são vitais para o bom funcionamento das organizações. Por este motivo as organizações precisam conhecer seus processos e saber gerenciá-los.
Conceito de processo:
Processo é um conjunto de atividades realizadas para gerar um determinado produto a partir de insumos recebidos.
Toda organização atinge os seus objetivos através de processos – mesmo que os processos não estejam claramente identificados para as pessoas da organização, sempre haverá materiais ou informações que entram, são transformados em produtos ou serviços, que saem e são entregues aos clientes (o que nada mais é do que um processo). Neste contexto, mapear processos significa identificar, conhecer e documentar a sequência de atividades e os recursos utilizados em cada processo da organização de modo a, através dos relacionamentos entre os processos, permitir à organização enxergar os problemas e corrigi-los, a fim de aumentar sua eficiência e, com efeito, melhorar o seu desempenho econômico-financeiro.
É aqui que entra em ação as práticas do BPM (Business Process Management).
Os processos de negócios devem, portanto, ser geridos e otimizados continuamente – isto é BPM (Business Process Management).
Gerenciamento de Processos de Negócio ou BPM (Business Process Management) que é uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio (automatizados ou não) para alcançar resultados pretendidos, consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma organização.
Business Process Management (Metodologia BPM) é um conceito que envolve gestão de negócio aliada à tecnologia da informação visando à melhoria dos processos das organizações por meio do uso de métodos, técnicas e ferramentas para mapear, analisar, modelar, publicar e gerenciar processos operacionais, de apoio e de gestão, abarcando recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação, com o escopo de realizar o alinhamento dos processos de negócios com a estratégia, os objetivos e as cadeias de valores das organizações, através de práticas que, aplicadas, ajudam a maximizar os resultados e o desempenho dos processos, e, com isso, fazer com que as organizações tenham melhores resultados financeiros, vantagem competitiva, redução de custos, otimização de recursos, e aumento da satisfação dos clientes, uma vez que os produtos e os serviços também atingem um padrão melhor de qualidade.
Mapeamento de Processos
O Mapeamento de Processos é um dos elementos da Metodologia BPM (Business Process Management) ou Gestão de Negócios por Processos, que, além da descoberta (mapeamento) dos processos da organização, abrange a documentação dos processos que se quer mapear, a definição do nível de maturidade das atividades da empresa, o plano de comunicação, o estado de automação dos processos, o monitoramento dos processos através de indicadores de desempenho e de qualidade, e, entre outros, a modelagem de processos para se estabelecer um ciclo de melhoria contínua da organização com o objetivo de se atingir a excelência operacional.
Modelagem de Processos
Mapear processos de uma organização normalmente requer entrevistas das pessoas que nela trabalham, análise da documentação e registro das informações levantadas por meio de fluxogramas, colocando-se no papel o que é feito, como é feito, quem faz, documentos, materiais, recursos e equipamentos utilizados, enfim, ainda que o processo não esteja sendo feito da melhor maneira.
É depois de mapear os processos da organização que se implementa a fase de modelagem de processos, quando se discute as oportunidades de melhoria identificadas no mapeamento de processos, reformulando os processos para ajudar à organização a melhorar sua estrutura, seu fluxo de trabalho, o uso de recursos humanos e materiais, a relação entre as pessoas, o treinamento de novos funcionários, e tudo mais, principalmente se a organização optar por uma administração baseada em gestão por processos, caso em que as decisões passarão a ser tomadas em função dos resultados de monitoramento dos processos por meio de indicadores de desempenho. Em uma gestão por processos, todos os processos, ou ao menos os processos-chave, da organização deverão ser monitorados, acompanhados e avaliados por métricas capazes de mostrar se o processo está indo bem ou não.
Uma organização sempre tem objetivos estratégicos, e destes objetivos é que são desdobrados os indicadores de desempenho dos processos, cujos resultados estão diretamente relacionados com o desempenho da organização.
Gestão do Negócio Por Processos
As organizações são pressionadas para atingir resultados. No dia a dia, uma organização é forçada pelas expectativas dos clientes para o fornecimento de produtos de boa qualidade e sempre mais baratos, pelos custos que aumentam quando deveriam diminuir, pelas ingerências do governo, pela legislação, pelos acionistas querendo resultados, pelos recursos humanos querendo melhores salários e melhores condições de trabalho, pelas novas tecnologias que precisam ser implementadas, pelos concorrentes tomando espaço com produtos muito competitivos, por responsabilidade social, por impactos ambientais e por muitos outros fatores, diante dos quais a direção da organização se pergunta: Como fazer para manter o rumo em meio a um vendaval de tamanhas proporções?
Existem muitos caminhos a serem trilhados, muitas ações e projetos a serem realizados e a organização vai ter que trabalhar duro para desenvolver produtos melhores e mais baratos, atendendo às expectativas dos clientes; reduzir custos; aprimorar a inovação competitiva (comercialização, produtos, processos, desenvolvimento estratégico e desenho organizacional), para assegurar a eficiência organizacional; administrar as relações intra-organizacionais e a cultura da organização; alinhar (atrair, manter e distribuir) os talentos, particularmente as lideranças; alinhar os valores das pessoas com os valores da organização; construir, manter e estimular equipes de primeira linha; criar métodos de gerenciamento de conflitos; usar intensivamente a tecnologia da informação; criar flexibilidade para atender ao mercado; atender as legislações sobre comercialização, produto, meio ambiente e trabalhista, entre muitas outras ações e projetos.
Portanto, a organização precisa definir uma forma de gestão que comporte e oriente todo trabalho que deve ser feito. Ela pode se manter na estrutura convencional, vertical com a gestão sendo realizada por diretorias, departamentos e setores, ou ela pode gerir o negócio por processos, e, neste segundo caso, os pacotes de tarefas vão ficar organizados pelos produtos realizados e a organização pode estabelecer indicadores de desempenho para os processos, de forma que estes fiquem alinhados com a estratégia definida, conseguindo mais agilidade e sendo capaz de mudar os rumos dos processos e da organização sempre que se perceber que esta mudança é necessária.
Em gestão do negócio por processos, uma sequência para implantação de gestão por processos pode ser: identificar os objetivos estratégicos da organização; identificar e priorizar os processos críticos; identificar os donos dos processos; identificar as missões de cada processo e as respectivas necessidades dos clientes; criar uma mapa preliminar e planejar; mapear e modelar os processos; definir e implantar indicadores para os processos; documentar os processos; monitorar o desempenho dos processos e tomar ação quando necessário.