O ser humano convive com a padronização há milhares de anos e depende dela para a sua sobrevivência, mesmo que não tenha consciência disto.
Imagine como seriam as relações comerciais entre as nações se não existisse o Sistema Métrico para estabelecer uma linguagem comum? Ou então, como seria possível manter a ordem pública sem os sinais de trânsito?
A padronização deve ser vista dentro das organizações da mesma forma, ou seja, como algo que trará benefício para todos: diretores, gerentes, executantes, fornecedores e clientes.
Hoje, com a complexidade dos processos produtivos e gerenciais, mais do que nunca é necessário registrar de forma organizada (em meio físico ou eletrônico) a maneira de se trabalhar e introduzir formalmente o treinamento no trabalho (On the Job Training – OJT).
O padrão é um instrumento básico do “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia”.
Procedimentos são os meios para execução dos trabalhos, de tal maneira que cada um tenha condições de assumir responsabilidade pelos resultados do seu trabalho.
Os processos de negócio de qualquer organização são executados por pessoas diferentes que precisam conhecer e entender o resultado final ou o que é esperado deles em cada atividade que eles realizam.
O padrão é o próprio planejamento do trabalho a ser executado pelo indivíduo ou pela organização.
Podemos, então, definir PADRÃO como sendo:
“Compromisso documentado, utilizado em comum e repetidas vezes pelas pessoas relacionadas com um determinado trabalho.”
Modelo a ser seguido para repetição de atividades com certeza de bons resultados.
Detalha as tarefas que compõem cada processo (atividade), isto é, especificam como cada operação ou tarefa de uma determinada atividade é executada.
Os procedimentos operacionais especificam COMO as tarefas listadas nas atividades são realizadas sejam estas atividades de origem técnica, operacional ou de origem administrativa.
Assim, definimos PADRONIZAÇÃO como sendo: “Conjunto de atividades (tarefas) sistemáticas para estabelecer, utilizar e avaliar padrões quanto ao seu cumprimento, à sua adequação e aos seus efeitos sobre os resultados.”
Padronização é uma técnica que visa reduzir a variabilidade dos processos de trabalho sem prejudicar sua flexibilidade, através da uniformização de suas atividades e da criação de padrões a serem seguidos pelos colaboradores para garantir a qualidade de seus produtos e serviços.
Importância da padronização de processos:
- Garante a melhor forma de executar uma atividade/trabalho;
- Garantir um modelo de trabalho;
- Uniformizar os processos, mas não significa engessá-los;
- Demonstrar a maneira que melhor contribuiu para trazer o resultado desejado;
- Ter um caminho bem-definido para a execução das atividades.
- Obter repetibilidade do resultado como todos os colaboradores fazendo da mesma forma;
- Evitar a variação nos processos;
- Gerar produto/serviço com qualidade, custo e tempo menores;
- Conferir previsibilidade ao processo;
- Conhecer os processos, não havendo perda de informações, caso o funcionário com o conhecimento seja desligado da empresa;
- As pessoas entendem o processo do início ao fim;
- Delegar atividades sem responsáveis, com transparência quanto às responsabilidades de cada colaborador;
- Os colaboradores compreendem o porquê fazem determinadas tarefas e quais impactos causam para a organização;
- Atender a diversos tipos de regulações, como aquelas exigidas pela Anvisa, Bacen, ISO e ABNT;
- Ajuda nas decisões sobre investimentos e aumento da equipe, porque mostra como o trabalho que é feito pela empresa;
- Capacitar equipe de trabalho e a possibilidade de consultar documentos confiáveis sempre que tiverem dúvidas.